Простой способ для любых компаний экономии на аренде офисов
При аренде офисных помещений всегда хочется как можно больше сэкономить. На чем можно сэкономить – на квадратных метрах арендуемого помещения, ведь платить приходится именно за их количество.
Как сэкономить?
Самым рациональным вариантом экономии квадратных метров – это сокращение затрат на хранение документов.
Почти все компании, несмотря на их виды деятельности, имеют свои архивы, где хранят документацию нескольких лет. Но для хранения, нужны дополнительные площади, а за которые также необходимо платить. Если объемы архивных документов большие, то компания будет нуждаться и в специалисте по архивным делам, который организует хранение документации и которому также надо платить зарплату.
Сегодня эти проблемы решаемы. Существуют специальные компании, которые предлагают услуги по хранению архивов. Это может существенно уменьшить расходы на аренду помещения. Эта сфера деятельности еще находится в фазе формирования и поэтому такие организации ограничены по количеству.
Стоимость услуги
На стоимость их услуг могут влиять такие факторы, как расстояние от центра города, уровень и качество обслуживания. Обращаясь такую компанию, нужно тщательно согласовать какие услуги будут входить в стоимость. А если вы планируете воспользоваться услугами на длительный срок, то надо обязательно обсудить и скидки: в таких случаях на них можно рассчитывать.
Требования к помещениям архива
В помещении, где хранятся бумаги, должен соблюдаться строгий температурный режим. При влажной температуре часть документов может быть утеряна. Так же желательно, чтобы в помещении были высокие потолки – не ниже 5 метров, прочные для нагрузки полки. Помещения должна иметь систему пожаротушения, которая работает в автоматическом режиме. Соблюдение этих требований – одно из преимуществ таких организаций, потому что в офисе такие условия не всегда можно создать.
Архивное обслуживание
Услуга архивного хранения почти всегда комплексная. Это значит, что компания не только хранит бумаги, но и при необходимости находит нужные документы и доставляет в офис. Архивное обслуживание почти всегда включено в услугу, но иногда за это нужно дополнительно платить.
Напомним, благодаря развитию новых форматов аренды офисных помещений, малый бизнес получил возможность проведения деловых встреч с клиентами в отменно расположенном и презентабельном офисе. О новых форматах офисных помещений вы можете узнать из этой статьи.
Автор: Александр Белов