Делопроизводство руководителя компании
Несколько советов о том, как вести учет переписки, корреспонденции и финансовых документов компании.
Вам стоит завести папку учета всей переписки между вами и представителями компании. Содержание этой папки должно быть рассортировано в хронологическом порядке, при этом нет необходимости в составлении алфавитного указателя к конкретным разделам. Важную корреспонденцию можно пометить закладками.
В папке стоит также хранить все служебные записки, которыми вы обмениваетесь с командой менеджеров. Эти сведения вам очень пригодятся, когда необходимо будет освежить в памяти вопросы, которые обсуждались между вами, для составления точной картины ситуации на предприятии. Не следует конспектировать каждую беседу с предпринимателем.
Но если вы будете регулярно вести заметки подобных разговоров, вам будет легче выделять основные моменты, возникающие в ходе обсуждений. Вверху страницы пометьте название инвестиционного проекта и убедитесь, что помещаете страницу в общую папку переписки. Это поможет вам вспомнить, о чем вы говорили с представителями компании, и более точно судить о прогрессе предприятия.
Учет финансовых документов
Кроме папки с юридической документацией и общей корреспонденцией, вам стоит завести папку для ежемесячной финансовой отчетности и ежегодных аудиторских заключений. Сюда стоит также помещать иные финансовые документы, например, налоговые декларации и оперативные отчеты по продажам. Кроме того, здесь также следует хранить все прогнозы и сведения о фактических показателях эффективности. Так вам будет легче вести мониторинг деятельности компании, в которую вы вкладываете свои средства. В эту папку также можно вкладывать отчеты на одну-две страницы о финансовом положении, предоставляемые руководством компании. Так будет легче вести учет финансовой информации и самостоятельно следить за прогрессом предприятия.
Автор: Александр Белов