Как правильно организовать деловую встречу
Встречи часто идут не по плану. Порой они бывают плохо организованы, их тема часто определена нечетко. Участники произносят бессвязные реплики, всему мероприятию не хватает организованности. Ход встречи может легко выйти из-под контроля. Однако этого можно избежать, если вы правильно все организуете.
Точно знайте, кто идет на встречу, и твердо обозначьте время, продолжительность и тему встречи, поставив в известность участников.
Спланируйте ход встречи. Отметьте временные рамки для обсуждения каждой из тем, которые будут подниматься во время встречи. Имеет смысл заранее поделиться планом встречи со всеми людьми, которые будут присутствовать на встрече по меньшей мере за неделю. Это позволит всем участникам пересмотреть план встречи или внести в него изменения.
Пусть ответственность за график встречи и за дискуссии несет один конкретный человек. Именно он должен направлять беседу в нужное русло. Он должен подводить итоги встречи и прояснять обсуждены темы.
В самом начале встречи проясните, которые будут подниматься темы, и, возможно, придется обсудить позже.
Запланируйте еще одну встречу, если на собрании не удастся ответить на вопросы всех участников. Большая ошибка – пытаться вместить все темы в одну встречу, если вдруг поднимаются непредвиденные вопросы. Организуйте каждую встречу описанным выше образом, уделяя внимание другим темам и деталей.
Сделайте резюме встречи и раздайте его посетителям. В информации должны также отражаться даты и время проведения следующих встреч.
Автор: Александр Белов